Menggunakan Conditional Formating Pada Excel untuk Berbagai Keperluan

Conditional Formating dapat membuat kita lebih mudah dan cepat dalam mengolah data di worksheet Excel tanpa membuang banyak energi dan waktu. Apa yang dimaksud dengan Conditional Formatting? Pertanyaan ini akan saya jawab dengan mengajak Anda mempelajari langkah-langkah menggunakan Conditonal Formatting.

Kita harus punya 1 (satu) objek yang menjadi problem untuk kita selesaikan. Misalkan saja seperti gambar berikut ini. Dari lembar kerja Excel pada kolom (I) (gambar 1.1) kita ingin membedakan selisih lebih (+) dengan selisih kurang (-) antara Budget dan Actual Statistik Produksi. Jika selisihnya lebih, maka kita memakai warna biru, sebaliknya jika selisihnya kurang, kita memakai warna merah. Untuk membedakan ini kita menggunakan Conditional Formatting.

Gambar 1.1

1.   Buka lembar kerja Excel! Secara default Conditonal Formatting berada pada Tab Home seperti Gambar Berikut:

Gambar 1.2

2.    Tentukan objek yang dipilih dengan cara memblok kolom (I) seperti yang tertera pada gambar 1.1. Langsung saja klik pada Menu Tab Home yaitu “Conditional Formatting”. Kemudian Pilih “New Rule”, klik “Format only cells that contain”. Akan Muncul Form seperti gambar berikut:

Gambar 1.3

3.   Dari Menu Form yang tertera pada Gambar 1.2 Pilih “Cell Value” karena yang kita bandingkan adalah angka. Jika yang kita bandingkan adalah huruf maka pilih “Specific Text”. Selanjutnya pada Combobox berikutnya terdapat banyak pilihan. Ada banyak pengandaian yang disediakan (dalam bahasa Inggris tentunya). Pada kesempatan ini kita ingin membedakan kriteria “lebih” (greater than) dan “kurang” (less than). Klik “greater than” artinya “lebih dari”. Isi Textbox yang telah disediakan. Contoh  100. Maka Textbox yang kita isi adalah 100.

Gambar 1.4

4.   Kemudian klick “Format”. Kita akan diberi kebebasan untuk memilih kembali, baik dari bentuk huruf, warna huruf, warna kolom, ukuran huruf, dll. Pada kesempatan ini kita akan memilih “Font” yang bertujuan untuk mewarnai huruf.

Gambar 1.5

5.   Pilih warna seperti gambar berikut (contohnya warna biru karena kriterianya “lebih dari”). Klik warna biru, klik “ok”. Kemudian klik “ok” untuk terakhir kalinya”.

Gambar 1.6

 

6.  Pengertian dari langkah-langkah di atas ialah “jika lebih dari 100 maka angkanya akan berwarna biru”. Dengan demikian Anda telah berhasil membuat 1 (satu) kriteria menggunakan Conditional Formatting”.  Lihat hasil yang Anda buat seperti gambar berikut:

Gambar 1.7

7.   Mari kita lanjutkan dengan kriteria berikutnya tanpa menghapus atau meniadakan kriteria yang pertama. Tentukan objek yang dipilih seperti pada langkah (2). Pada langkah kedua (2) di atas, kita disarankan untuk memilih “New Rule”, namun pada tahap ini kita akan klik “Manage Rules”.

Gambar 1.8

8.  Selanjutnya pilih “New Rule”.  Lakukan langkah ke-2 sampai langkah ke-7. Perbedaannya adalah; jika pada kriteria yang pertama kita memakai “greater than” dengan warna biru dan angka 100, maka pada kriteria ini kita akan memilih “less than” dengan warna merah dan angka 0.

Gambar 1.9

9.  Pengertian dari langkah-langkah di atas ialah “jika kurang dari 0 (nol) maka angkanya akan berwarna merah”. Lihat hasilnya berikut ini:

Gambar 1.10

Selamat belajar.